Người kinh doanh nào cũng biết được vai trò của phần mềm bán hàng, nhưng hầu hết chưa hiểu được vai trò cũng như tính, chức năng của nó và áp dụng trong công việc kinh doanh của mình như nào?
Khi nào thì cửa hàng cần sử dụng phần mềm bán hàng?
Ở bước kinh doanh ban đầu, các chủ cửa hàng thường sử dụng phương pháp quản lý truyền thống là qua sổ sách hoặc excel. Nhu cầu quản lý bằng phần mềm phát sinh khi:
1. Số lượng hàng hoá nhiều
Với những cửa hàng chỉ có khoảng dưới 100 mặt hàng thì quản lý bằng sổ sách hay excel hoàn toàn có thể thực hiện được 1 cách dễ dàng. Tuy nhiên với những cửa hàng có từ hàng trăm đến vài ngàn, thậm chí là hàng chục/trăm ngàn mặt hàng thì việc quản lý hàng tồn kho, thất thoát với phương pháp truyền thống như vậy sẽ rất khó khăn và tốn rất nhiều thời gian để quản lý.
2. Quy mô được mở rộng
Quy mô được mở rộng thể hiện ở: số lượng giao dịch (nhập, xuất, trả lại, điều chuyển, kiểm kê, thu, chi,…) trong ngày quá nhiều, số lượng cửa hàng tăng lên, số lượng nhân viên tăng lên, số lượng mặt hàng tăng lên…..
Nếu cửa hàng hoạt động mà một ngày chỉ bán vài ba chứng từ thì có lẽ quản lý bằng sổ sách, excel cũng có thể theo dõi được rồi. Nhưng khi quy mô được mở rộng, việc tự quản lý bằng sổ sách giấy tờ trở nên quá tải và không còn chính xác nữa. Chủ cửa hàng sẽ có nhiều công việc khác cần giải quyết hơn là suốt ngày ngồi một chỗ để kiểm tra các con số trên sổ sách giấy tờ. Lúc đó, có lẽ dù không muốn hay ngại thì chắc các chủ cửa hàng vẫn phải quyết định sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý cửa hàng của mình.
 |
| Giao diện phần mềm bán hàng Vnuni |
3. Tư duy về cách quản lý của chủ cửa hàng
Cuộc sống ngày càng hiện đại, cũng đòi hỏi con người phải năng động và sắp xếp thời gian hiệu quả hơn cho tất cả các hoạt động công việc, gia đình, giải trí… Cùng 1 khối lượng công việc nhưng mỗi người có 1 phương pháp làm việc khác nhau, dẫn đến chất lượng hoàn thành công việc khác nhau hoặc thời gian thực hiện là khác nhau.
Công nghệ ngày càng tiên tiến cũng là công cụ hỗ trợ cho con người. Với những người có tư duy quản lý khoa học, họ tất nhiên sẽ phát sinh nhu cầu tìm kiếm, ứng dụng các công cụ hỗ trợ quản lý thay thế cho các phương pháp đã không còn thích hợp để có thể quản lý việc kinh doanh thông minh hơn, thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian hơn… Việc mua và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng được xem như 1 khoản đầu tư dài hạn chứ không phải là chi phí ngắn hạn và nên được xem xét lợi ích do sự đầu tư đem lại về mặt lâu dài. Các chủ đầu tư chắc chắn sẽ phải ngạc nhiên với những lợi ích mà một phần mềm đem lại, không chỉ là tiết kiệm thời gian, nhân lực mà đó còn là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các chiến dịch marketing quảng bá thương hiệu.
Tính xa hơn, việc bỏ ra một khoản chi phí để mua phần mềm sẽ rẻ hơn rất nhiều so với số tiền cần chi trả cho thêm nhiều nhân công trong một thời gian dài.
Nhiều khách hàng khi được hỏi thì nghĩ cửa hàng mình vẫn kinh doanh nhỏ và chưa cần thiết phải quản lý bằng phần mềm. Thinhnv cũng thường tư vấn cho khách hàng có nên sử dụng phần mềm quản lý dựa trên quy mô khách hàng và những yếu tố gây phát sinh nhu cầu như trên. Tuy nhiên chắc hẳn ai kinh doanh cũng mong muốn công việc kinh doanh ngày càng phát triển hơn nữa, và khi đã phát triển hơn thì nhu cầu quản lý chắc chắn cũng sẽ thay đổi, lúc đó không thể dùng chiếc áo cũ cho 1 cơ thể ngày càng lớn được.
4. Lựa chọn phần mềm bán hàng phù hợp
Tùy thuộc vào quy mô và nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp | cửa hàng lựa chọn loại phần mềm phù hợp, chủ yếu là ngân quỹ tài chính.
Hiện trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm bán hàng từ miễn phí đến trả phí, từ giá thành 1 triệu đến cả triệu $.
Với kinh nghiệm tư vấn kinh doanh siêu thị nhiều năm và với nhiều mô hình kinh doanh với quy mô khác nhau. Cách lựa chọn vùng giá chi phí đầu tư cho phần mềm như sau:
- Quy mô nhỏ < 100m2: Có thể lựa chọn phân mềm từ 3-10 triệu
- Quy mô < 300m2 thì có thể lựa chọn phần mềm từ 10-30 triệu
- Quy mô > 500m2 kinh doanh nhiều mô hình nhỏ khác thì sử dụng phần mềm có giá thành > 30 triệu
